Come scannerizzare un documento con la stampante: guida completa

Scannerizzare un documento con la stampante è un'operazione semplice, ma i passaggi cambiano in base al dispositivo che si usa. Il metodo per farlo dal pannello della stampante non è lo stesso che serve da Windows, da Mac o da smartphone.

In questa guida trovi le istruzioni passo passo per ogni caso, con e senza cavo. Vedrai anche come gestire la scansione via Wi-Fi, come salvare il file in PDF, come inviarlo per email e come stamparlo.

Cosa serve per scannerizzare un documento con la stampante

Prima di iniziare conviene controllare tre cose: la stampante, il collegamento e il documento. Se sono a posto, la scansione richiede pochi minuti.

Una stampante con scanner integrato

Non tutte le stampanti possono scansionare. Serve un modello con lo scanner integrato, cioè un apparecchio che riunisce più funzioni in un solo corpo. Le stampanti multifunzione stampano, copiano e scansionano, e spesso hanno anche il fax.

Nei negozi e nelle guide le trovi con nomi diversi. Una stampante all in one è di fatto la stessa cosa di una multifunzione, perché offre tutte le funzioni in un unico apparecchio. Se sulla scocca vedi un coperchio che copre un piano di vetro, hai lo scanner.

Un collegamento con il dispositivo

La stampante deve poter comunicare con il computer o con il telefono. Le opzioni più comuni sono queste:

• cavo USB, la soluzione più semplice per un solo computer;
• rete Wi-Fi, per scansionare da più dispositivi senza cavi;
• cavo di rete Ethernet, presente su molti modelli da ufficio;
• Wi-Fi Direct, per collegare il telefono alla stampante anche senza router.

Il documento e il piano dello scanner

La maggior parte delle multifunzione ha un piano di scansione in vetro, adatto a un foglio alla volta, ai libri e ai documenti delicati. Alcuni modelli hanno anche l'alimentatore automatico, che fa scorrere più pagine di seguito ed è comodo per i fascicoli. Controlla se il tuo apparecchio lo prevede: di solito è un vassoio posto sopra il coperchio.

Prima di appoggiare il foglio, pulisci il piano con un panno morbido e asciutto. Polvere e aloni compaiono come strisce o macchie nel file finale.

Come scannerizzare un documento dal pannello della stampante

Il pannello della stampante permette di scansionare senza usare il computer. È il metodo più rapido quando il documento è breve e ti serve subito un file.

Passaggi da seguire

1. Accendi la stampante e controlla che sul display non ci siano messaggi di errore.
2. Solleva il coperchio e appoggia il documento sul piano, con il lato da scansionare rivolto verso il basso.
3. Allinea il foglio all'angolo indicato dai simboli stampati sul bordo del piano.
4. Chiudi il coperchio con delicatezza, senza premere troppo.
5. Sul display tocca la voce Scansione e scegli la destinazione del file.
6. Imposta il formato, per esempio PDF, e la risoluzione.
7. Premi Avvio e attendi la fine dell'acquisizione.
8. Se hai altre pagine, il pannello ti chiede di appoggiarle e di confermare. Al termine scegli la voce di fine scansione.

Scansione su chiavetta USB

Molte stampanti hanno una porta USB frontale. Inserisci la chiavetta, scegli dal display la scansione verso USB e avvia l'operazione. Il file viene salvato direttamente sulla chiavetta, senza bisogno di computer o di rete.

Scansione verso email o cartella di rete

Alcuni modelli inviano il file per email oppure lo salvano in una cartella condivisa. Questa funzione richiede una configurazione iniziale, di solito dal pannello web della stampante o dal software del produttore. Una volta impostata, basta scegliere la destinazione dal display.

Come scannerizzare un documento dal computer con Windows

Per scannerizzare un documento con la stampante da Windows puoi usare un'app gratuita oppure il software fornito dal produttore. Il vantaggio è che vedi un'anteprima prima di salvare il file.

Con l'app Scansione di Windows

1. Apri il menu Start e cerca Scansione. Se l'app non c'è, scaricala gratuitamente da Microsoft Store.
2. Seleziona la stampante dall'elenco degli scanner disponibili.
3. Scegli l'origine: il piano oppure, se la stampante lo prevede, l'alimentatore automatico. In alternativa lascia la selezione automatica.
4. Imposta il tipo di file, per esempio PDF, e la risoluzione.
5. Clicca su Anteprima per controllare che il foglio sia dritto.
6. Clicca su Scansione e attendi il completamento.
7. Apri il file dal percorso indicato, di solito la cartella Immagini, sottocartella Scansioni.

Con il software del produttore

Ogni marchio offre un programma dedicato, che si scarica dal sito di supporto. Include opzioni in più, come il riconoscimento del testo o la scansione di più pagine in un solo file. Cerca il modello della tua stampante nella pagina di assistenza e installa driver e software insieme.

Se lo scanner non viene rilevato

• Controlla che la stampante sia accesa e collegata al computer.
• Verifica che stampante e computer siano sulla stessa rete, se usi il Wi-Fi.
• Riavvia la stampante e il computer.
• Reinstalla il driver scaricandolo dal sito del produttore.
• Controlla che il firewall non blocchi la comunicazione con la stampante.

Come scannerizzare un documento con la stampante dal Mac

Per scannerizzare un documento con la stampante su Mac spesso non serve installare nulla. Se la stampante è compatibile con AirPrint e AirScan, le tecnologie Apple per stampare e scansionare senza driver, MacOS riconosce lo scanner da solo.

Con Acquisizione Immagine

1. Apri Acquisizione Immagine dalla cartella Applicazioni.
2. Seleziona lo scanner nella colonna a sinistra, tra Dispositivi o Condivisi.
3. Clicca su Mostra dettagli in basso a destra per vedere tutte le opzioni.
4. Scegli l'origine (il piano oppure, se presente, l'alimentatore), il formato (PDF, JPEG o TIFF) e la risoluzione.
5. Seleziona la cartella di destinazione, per esempio Documenti.
6. Clicca su Scansione e attendi.

Da Impostazioni di Sistema

Apri Impostazioni di Sistema, entra in Stampanti e scanner e seleziona la tua stampante. Poi vai alla scheda Scansione e clicca su Apri scanner. Si apre la stessa finestra di Acquisizione Immagine, con le stesse opzioni.

Come scannerizzare un documento da smartphone: Android e iPhone

Per scannerizzare un documento con la stampante dal telefono puoi utilizzare due modi: usando lo scanner della stampante tramite un'app, oppure fotografando il documento con la fotocamera. I due metodi danno risultati diversi. Vediamo come procedere.

Con l'app della stampante

Quasi tutti i produttori offrono un'app gratuita per Android e iPhone. Per trovarla, cerca il marchio della tua stampante su Google Play o su App Store, oppure controlla il codice QR riportato nel manuale.

Il procedimento è simile per tutte le app:

1. Scarica l'app del produttore da Google Play o da App Store.
2. Collega il telefono alla stessa rete Wi-Fi della stampante.
3. Apri l'app e aggiungi la stampante, seguendo la procedura guidata.
4. Appoggia il documento sul piano della stampante.
5. Tocca la voce Scansione e scegli formato e risoluzione.
6. Avvia la scansione e controlla l'anteprima.
7. Salva il file sul telefono oppure condividilo con un'altra app.

Con la fotocamera di Android

Sui telefoni Android puoi usare la funzione di scansione di Google Drive. Tocca il pulsante con il segno più, scegli Scansiona, inquadra il foglio e conferma. L'app ritaglia i bordi e salva il file in formato PDF.

Con la fotocamera di iPhone

Su iPhone puoi usare l'app Note. Apri una nota, tocca l'icona della fotocamera e scegli Scansiona documenti. Inquadra il foglio, lascia che l'app lo rilevi e tocca Salva. La stessa funzione è disponibile anche nell'app File.

Questo metodo non usa lo scanner della stampante. È comodo per un documento veloce, ma la qualità dipende dalla luce e dall'inquadratura.

Come scannerizzare un documento con la stampante via Wi-Fi

La scansione senza cavo è comoda, perché permette di usare la stampante da qualsiasi dispositivo della rete. Prima devi però collegare stampante e dispositivi alla stessa rete Wi-Fi.

Collegare la stampante alla rete

Se non l'hai ancora fatto, segui la nostra guida per collegare la stampante wifi. Qui trovi i passaggi essenziali, validi per la maggior parte dei modelli:

1. Sul pannello della stampante apri il menu Impostazioni, poi Rete o Wireless.
2. Avvia la procedura guidata di configurazione Wi-Fi.
3. Seleziona il nome della tua rete dall'elenco.
4. Inserisci la password del Wi-Fi e conferma.
5. Attendi il segnale di connessione, di solito una spia che resta accesa fissa.

In alternativa, molti router e molte stampanti supportano il pulsante WPS. Premi WPS sul router e poi sulla stampante entro circa due minuti, e la connessione si crea da sola.

Controllare che i dispositivi siano sulla stessa rete

Se telefono o computer non trovano la stampante, il motivo più frequente è una rete diversa. Molti router hanno una rete a 2,4 GHz e una a 5 GHz. Alcune stampanti supportano solo la prima banda.

Se il router separa le due reti, collega il telefono a quella a 2,4 GHz. In questo modo i dispositivi si vedono e la scansione parte senza errori.

Usare Wi-Fi Direct

Se non hai un router o vuoi collegare il telefono direttamente, cerca la funzione Wi-Fi Direct nel menu di rete della stampante. Attivala, poi seleziona la rete generata dalla stampante dalle impostazioni Wi-Fi del telefono e inserisci la password mostrata sul display.

Mentre sei collegato in questo modo, il telefono può perdere l'accesso a Internet dal Wi-Fi. Al termine della scansione torna alla tua rete abituale.

Come salvare la scansione in PDF

Il PDF è il formato più adatto per i documenti, perché mantiene l'impaginazione su qualsiasi dispositivo. Quasi tutte le stampanti e le app lo offrono come opzione predefinita.

Da un solo foglio o da più pagine

Per una scansione in PDF di un solo foglio basta scegliere il formato e avviare l'acquisizione. Se il documento ha più pagine, conferma l'opzione Aggiungi pagina dopo ogni foglio appoggiato sul piano. Se la stampante ha l'alimentatore automatico, puoi invece caricare tutti i fogli insieme. Al termine premi Fine e il software crea un unico file.

Dove viene salvato il file

Il file si salva nella cartella che scegli in fase di scansione. Su Windows è di solito Immagini, sottocartella Scansioni. Su Mac è la cartella indicata in Acquisizione Immagine, mentre su telefono il file resta nella memoria del dispositivo o nell'app.

Conviene rinominare subito il file con un nome chiaro, per esempio con la data e il tipo di documento. Così lo ritrovi più facilmente.

Scegliere formato e risoluzione

Il formato e la risoluzione incidono sulla qualità e sul peso del file. La tabella riassume i valori più usati.

Per un normale documento di testo bastano 200-300 dpi, cioè punti per pollice. Oltre questa soglia il file diventa pesante senza un vantaggio visibile.

Il PDF ricercabile

Una scansione normale salva la pagina come un'immagine. Per questo, anche se il file è un PDF, non puoi selezionare le parole né cercarle con la tastiera.

Un PDF ricercabile contiene invece anche il testo riconosciuto dal software. La funzione si chiama OCR, cioè riconoscimento ottico dei caratteri. Con questo tipo di file puoi cercare una parola, selezionare un paragrafo e copiarlo in un altro documento.

Per ottenerlo cerca nelle impostazioni di scansione l'opzione PDF ricercabile, PDF con testo oppure OCR. Se la tua stampante non la offre, puoi applicare il riconoscimento in un secondo momento con un programma PDF che lo prevede.

È utile per contratti, fatture e documenti lunghi. Il risultato dipende dalla qualità della scansione, quindi usa almeno 300 dpi e controlla il testo riconosciuto.

Come inviare il documento scansionato via email

Puoi inviare la scansione per email in due modi, a seconda che l'invio parta dalla stampante o dal dispositivo.

Direttamente dalla stampante

Se la funzione è configurata, scegli la scansione verso email dal display, digita l'indirizzo del destinatario e premi Invia. La stampante manda il file senza passare da un computer.

Dal computer o dallo smartphone

1. Salva la scansione in una cartella facile da ritrovare.
2. Apri il programma di posta o l'app che usi.
3. Crea un nuovo messaggio e clicca sull'icona della graffetta per allegare il file.
4. Seleziona il file scansionato e attendi il caricamento.
5. Scrivi il destinatario e invia il messaggio.

Se il file è troppo pesante, il servizio di posta può rifiutarlo. In questo caso riduci la risoluzione, comprimi il PDF oppure caricalo su un servizio cloud e invia il link di condivisione.

Come stampare il documento scansionato

Una volta ottenuto il file, puoi stamparlo dallo stesso dispositivo su cui l'hai salvato. Se ti serve solo una copia su carta, esiste un metodo ancora più veloce.

Fotocopia diretta dalla stampante

Appoggia il documento sul piano, premi Copia sul pannello e scegli il numero di copie e la qualità. Non serve alcun file: la stampante scansiona e stampa in un solo passaggio.

Dal computer

Apri il PDF e premi Ctrl+P su Windows oppure Cmd+P su Mac. Seleziona la stampante e scegli le opzioni, come il fronte-retro o il bianco e nero. Poi conferma con Stampa.

Dal telefono

Se il file è sul telefono, puoi mandarlo in stampa con l'app della stampante o con il servizio di stampa del sistema. Trovi tutti i passaggi nella nostra guida su come stampare dal cellulare.

Consigli per ottenere scansioni migliori

Con pochi accorgimenti il file risulta più nitido e più leggibile.

• Pulisci il piano con un panno morbido prima di ogni sessione.
• Allinea bene il foglio all'angolo indicato, per evitare pagine storte.
• Scegli la scala di grigi o il bianco e nero per i testi: il file pesa meno.
• Usa il colore solo quando serve, per esempio per foto, timbri o firme colorate.
• Distendi i fogli piegati o stropicciati prima di appoggiarli sul piano.
• Se hai l'alimentatore automatico, usalo per molte pagine e tieni il piano per libri e fogli delicati.
• Controlla sempre l'anteprima prima di salvare il file.

Scannerizzare un documento con la stampante: problemi e soluzioni

Se qualcosa non funziona, di solito la causa è semplice. La seguente tabella raccoglie i casi più comuni.

Domande frequenti su come scannerizzare un documento con la stampante

Ecco le risposte alle domande più comuni su come scannerizzare un documento con la stampante.

Serve un'app per scannerizzare dal telefono? Non sempre. Puoi usare l'app del produttore per scansionare dal piano della stampante. In alternativa usa la fotocamera con Note o Google Drive, che non richiedono la stampante.

Si può scannerizzare senza computer? Sì. Dal pannello della stampante puoi salvare il file su una chiavetta USB o inviarlo per email, se la funzione è configurata.

Qual è la risoluzione giusta per un documento? Per il testo bastano 200-300 dpi. Usa valori più alti solo per foto o per documenti che devi ingrandire.

Come faccio un PDF con più pagine? Usa l'opzione Aggiungi pagina dopo ogni foglio, poi conferma con Fine. Se la stampante ha l'alimentatore automatico, puoi caricare tutti i fogli insieme. Il software crea un unico file.

Posso scannerizzare senza Wi-Fi? Sì. Puoi usare il cavo USB, il cavo Ethernet oppure la funzione Wi-Fi Direct, che collega il dispositivo direttamente alla stampante.

Perché il telefono non trova la stampante? Il motivo più frequente è una rete Wi-Fi diversa. Controlla che telefono e stampante siano collegati alla stessa rete e riavvia entrambi se il problema resta.