Cos'è un print server e perché è utile negli uffici
Il print server, o server di stampa, è una soluzione utile per numerosi contesti: in particolare per quelli professionali, tra cui gli uffici aziendali. Parliamo di un dispositivo di rete, grazie a cui tutti i computer collegati al web possono usufruire della stampante. La condizione è che ciascun PC disponga delle autorizzazioni necessarie per effettuare la stampa dei documenti.
Un print server economico, ma di elevata qualità, è essenziale per le piccole e medie imprese. Così tutti gli utenti hanno la possibilità di impiegare la stampante quando lo desiderano, senza che le loro attività si accavallino. Così si stabilisce un contatto tra la rete LAN e lo strumento di stampa, il che consente di velocizzare e di ottimizzare il lavoro.
Una parentesi: questo genere di server non è l’unico che bisognerebbe includere negli ambienti lavorativi. Pensiamo, per esempio, ai mail server per una razionale gestione della posta elettronica, oppure ai file server per permettere a tutti i dipendenti di visualizzare gli stessi elementi come se fossero su ogni PC. I server sono apparecchi estremamente versatili, in grado di favorire in misura massiccia il teamwork nelle aziende.
Cos’è un print server, una definizione
Un print server è un dispositivo di rete che permette l’utilizzo e la condivisione di una o più stampanti da parte di tutti i computer collegati alla rete, a patto che questi ultimi abbiano le autorizzazioni necessarie per utilizzarle. Esteticamente, sono dispositivi elettronici, simili nell’aspetto a scatolette larghe e lunghe pochi centimetri. Occupano uno spazio minimo, e possono essere collocati su qualunque ripiano e in qualsiasi zona dell’ufficio.
Quante categorie di server di stampa esistono?
Le principali tipologie sono il print server USB e il print server Wi-Fi. La differenza è semplice da intuire, in quanto il primo si basa su un cavo Ethernet, il secondo sulla connessione wireless. Un terzo gruppo consiste nei server che comprendono entrambe le modalità.
I print server USB vanno cablati alle stampanti attraverso una porta o una parallela, quelli Wi-Fi sfruttano la rete wireless e le stampanti collegate al web. Quelli interni sono dei software che vengono installati sul PC e che trasformano quest’ultimo nel server di stampa.
Questa soluzione è la più utile se l’organizzazione è molto articolata, o se i file mandati alla stampante sono contraddistinti da grandi dimensioni. La sicurezza di questi server è decisamente alta. Sono inclusi protocolli e password da condividere solo con le persone desiderate. In linea di massima, questa scelta è un'alternativa dei print server USB e Wi-Fi.
I vantaggi di un print server
Analizziamo i pro di un server di stampa. Quali sono le situazioni in cui è indispensabile?In piccoli e grandi uffici e gruppi di lavoro è molto utile. La condivisione delle stampanti e il loro utilizzo da parte di tutti gli utenti avviene direttamente collegando le stampanti alla rete aziendale, sia grazie ai collegamenti cablati Ethernet sia tramite interfaccia Wi-Fi.
Spostamento file
Negli uffici si stampano moltissimi documenti. Con questi strumenti si ha l’occasione di migliorare l’efficienza complessiva del processo: non ci sarà bisogno di spostare manualmente i file su un server a parte, dato che il tutto avverrà in modo automatico.
Niente coda di stampa
Sarà di gran lunga più facile smaltire le code di stampa, anche perché con un print server si definiscono in anticipo le priorità (quali sono le operazioni da eseguire per prime, e quali negli istanti successivi?). In aggiunta, un print server wireless o con parallela prevede una quantità di client illimitata ed è adatto anche ai gruppi di lavoro più ampi.
Facile da usare
Il print server annesso alla stampante è riconosciuto immediatamente, si ha l’opportunità di inviare da tutti i computer i file per la stampa. La scelta cambia con il sistema operativo, poiché vi sono print server per Windows, per Linux, per MacOs e chi più ne ha più ne metta.
Cosa succede quando la stampante è offline o si inceppa? Il server di stampa non darà luogo a messaggi che segnalano l’errore, conserverà i dati nella coda fino a quando il problema non viene risolto. Nulla impedisce di proseguire con le proprie attività dal PC.
Puoi recuperare documenti
Un altro lato positivo: tali apparecchi mantengono in memoria, per un breve periodo di tempo, un determinato documento anche dopo la stampa. Una buona notizia per chi deve stampare due volte un file, ma non ha la possibilità di andare a riprenderlo nell’applicazione.
Svantaggi di un server di stampa
Esistono dei lati negativi? In alcuni casi sono richiesti dei cavi esterni per il collegamento dei server USB ed è necessaria una porta per la connessione al computer o al router.
Per il resto, non è facile trovare lati negativi del server di stampa. i dispositivi in oggetto sono pratici, funzionali e favoriscono l’accessibilità delle stampanti (ad esempio se si deve svolgere una manutenzione). Si incrementa la velocità di stampa, si distribuisce in maniera logica il carico di lavoro. Non meno importante è la facoltà di selezionare i dipendenti che terranno sotto controllo le code di stampa, insieme agli amministratori del sistema.
Recuperare vecchie stampanti con i print server
Se si possiede un vecchio modello di stampante funzionante e che risulta affidabile ed economica, sarebbe un peccato dovervi rinunciare. Soprattutto nel caso di aggiornamenti dei sistemi operativi, indisponibilità di driver recenti o mancanza di una interfacce di rete ci costringono in qualche modo a dover rinunciare a una stampante che funziona benissimo.
In questi casi proprio l’utilizzo di un comodo e piccolo Print Server potrebbe fare al caso nostro. Questo dispositivo funge da ponte tra la stampante e la rete LAN dell’ufficio, bypassando il sistema operativo e, in qualche caso, anche i driver non più compatibili.
Come installare e configurare un print server
L’installazione fisica di un print server è semplice dato che sono scatolette grandi più o meno quanto un pacchetto di sigarette e che dispongono di un collegamento USB o parallelo, interfaccia che deve essere scelta al momento dell’acquisto in base alla stampante.
Qui in alto un esempio di print server (Wikipedia). Una volta collegato, il server stampante (che avrà una porta ethernet, Wi-Fi o entrambi) sarà riconosciuto all’interno della rete. Di conseguenza, permetterà di inviare file alla stampante da parte di tutti i computer connessi.
La configurazione avviene tramite una pagina web, raggiungibile tramite indirizzo IP del print server stesso, attraverso la quale settare i parametri. Sia per fare in modo che la stampante venga correttamente riconosciuta, sia per ottimizzare al meglio le funzioni stesse di stampa.
La stampante verrà aggiunta tramite il pannello di controllo. Con tale strumento è semplice configurare la porta di stampa optando per una nuova periferica. Il procedimento guidato chiederà l’installazione del dispositivo, a meno che ciò non sia già avvenuto prima.
Come configurare print server di reti complesse
Nei casi di reti aziendali complesse, o quando si ha a che fare con corposi processi di stampa che richiedono una gestione più razionale dei file inviati a stampanti di grandi dimensioni, con flussi di dati provenienti in contemporanea da più postazioni collegate alla rete, le funzioni di print server possono essere demandate addirittura a un computer dedicato, sempre connesso alla rete e posto a monte della stampante.
Sarà uno specifico software installato sul computer a fare in modo che questo PC funga da print server (e in taluni casi da print spooler) smistando verso la stampante (o le stampanti se ce ne sono più di una) tutte le richieste di stampa inviate dai computer dei singoli utenti.
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