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Print server: cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi per l’ufficio

Print server: cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi per l’ufficio

Print server: cos’è, come funziona e quali sono i vantaggi per l’ufficio

Il print server, o server di stampa, è una soluzione utile per numerosi contesti: in particolare per quelli professionali, tra cui gli uffici aziendali.

Cosa intendiamo, esattamente, quando ci serviamo di questa espressione? Ci riferiamo a un autentico dispositivo di rete, grazie a cui tutti i computer collegati al web possono usufruire della stampante. Ovviamente la condizione è che ciascun PC disponga delle autorizzazioni necessarie per effettuare la stampa dei documenti.

Un print server economico, e al tempo stesso di elevata qualità, è essenziale per le piccole e medie imprese. In questo modo tutti gli utenti hanno la possibilità di impiegare la stampante quando lo desiderano, senza che le loro attività si accavallino. In parole povere, si stabilisce un contatto tra la rete LAN e lo strumento di stampa, il che consente di velocizzare e di ottimizzare una miriade di operazioni differenti.

Una parentesi: questo genere di server non è l’unico che bisognerebbe includere negli ambienti lavorativi. Pensiamo, per esempio, ai mail server per una razionale gestione della posta elettronica, oppure ai file server per permettere a tutti i dipendenti di visualizzare gli stessi elementi come se fossero su ogni PC. I server sono apparecchi estremamente versatili, in grado di favorire in misura massiccia il team-work nelle aziende.

Cos’è un print server

Potrebbe sembrare scontato, ma desideriamo evidenziarlo lo stesso: i print server sono veri e propri dispositivi elettronici, simili nell’aspetto a scatolette larghe e lunghe pochi centimetri. Occupano uno spazio minimo, e possono essere collocati su qualunque ripiano e in qualsiasi zona dell’ufficio.

Esistono varie categorie di server di stampa: le principali tipologie sono il print server USB e il print server Wi-Fi. La differenza è semplice da intuire, in quanto il primo si basa su un cavo Ethernet, il secondo sulla connessione wireless. Un terzo gruppo consiste nei server che comprendono entrambe le modalità.

Uno dei maggiori vantaggi di questa opzione è il seguente: il print server annesso alla stampante è riconosciuto immediatamente, ragion per cui si ha l’opportunità di inviare da tutti i computer i file per la stampa. Non è superfluo specificare che la scelta cambia con il sistema operativo, poiché vi sono print server per Windows, per Linux, per MacOs e chi più ne ha più ne metta.

I lati positivi di un print server

Analizziamo, a questo punto, tutti i pro di un server di stampa. Quali sono le situazioni in cui un print server si rivela indispensabile?

Negli uffici, ogni giorno si stampano moltissimi documenti. Con questi strumenti si ha l’occasione di migliorare l’efficienza complessiva del processo: non ci sarà bisogno di spostare manualmente i file su un server a parte, dato che il tutto avverrà in modo automatico.

Sarà di gran lunga più facile “smaltire” le code di stampa, anche perché con un print server si definiscono in anticipo le priorità (quali sono le operazioni da eseguire per prime, e quali negli istanti successivi?). In aggiunta, un print server wireless o con parallela prevede una quantità di client illimitata ed è adatto anche ai gruppi di lavoro più ampi.

Cosa succede quando la stampante è offline, o si “inceppa” – il che, purtroppo, non accade di rado –? Il server di stampa non darà luogo ai fastidiosi messaggi che segnalano l’errore, bensì conserverà i dati nella coda fino a quando il problema non viene risolto. Intanto, nulla impedisce agli utenti di proseguire con le proprie attività ciascuno dal relativo PC.

Un altro lato positivo: tali apparecchi mantengono in memoria, per un breve periodo di tempo, un determinato documento anche dopo la stampa. Una buona notizia per chi deve stampare due volte un file, ma non ha la possibilità di andare a riprenderlo nell’applicazione.

Vi sono dei macchinari che rendono più agevole e fluida la gestione dei compiti professionali, e i print server sono senza dubbio tra questi. Esistono degli svantaggi? Più che altro, in alcuni casi sono richiesti dei cavi esterni per il collegamento dei server USB, e naturalmente è necessaria una porta per la connessione al computer o al router.

Per il resto, i dispositivi in oggetto sono pratici, funzionali e favoriscono anche l’accessibilità delle stampanti (ad esempio se si deve svolgere una manutenzione). Si incrementa la velocità di stampa, si distribuisce in maniera logica e intelligente il carico di lavoro. Non meno importante è la facoltà di selezionare i dipendenti che terranno sotto controllo le code di stampa, insieme agli amministratori del sistema.

I server di stampa interni

In precedenza, quando abbiamo elencato i tipi di print server, abbiamo citato quelli USB e quelli Wi-Fi. Ripetiamo rapidamente la differenza: i primi vanno cablati alle stampanti attraverso una porta USB o una parallela, i secondi sfruttano la rete wireless e le stampanti collegate al web.

C’è, però, un’altra categoria che finora non abbiamo menzionato: i print server interni, ovvero dei software che vengono installati sul PC e che trasformano quest’ultimo nel server di stampa vero e proprio. Questa soluzione è la più utile se l’organizzazione dell’azienda è molto articolata, o se i file mandati alla stampante sono contraddistinti da grandi dimensioni.

Se vi state domandando quanto sia elevata la sicurezza di questi server, la risposta è: decisamente alta! Infatti nella maggior parte delle circostanze sono inclusi appositi protocolli e password da condividere solo con le persone desiderate. In linea di massima, questa scelta è una validissima alternativa ai classici print server USB e Wi-Fi.

La configurazione del print server

Configurare un print server è facile, poiché di solito basta entrare nella pagina web specifica e seguire le istruzioni. È sufficiente aprire il browser, digitare nella barra l’indirizzo IP del prodotto, effettuare il login e poi il setup.

La stampante verrà aggiunta tramite il pannello di controllo; con tale strumento, tra l’altro, è semplice configurare la porta di stampa optando per una nuova periferica. Il procedimento guidato chiederà l’installazione del dispositivo, a meno che ciò non sia già avvenuto prima. Individuate la stampante nell’elenco, rinominatela e il gioco è fatto!