Pull Printing: che cos’è e come funziona

La sicurezza è un concetto ampio e moderno, che dialoga continuamente con gli apparecchi hi-tech dei quali siamo circondati. Per le aziende rappresenta una costante, non solo in relazione a dati e informazioni dei quali entrano in possesso ma anche e soprattutto per quanto riguarda la produzione di documenti riservati (progetti, bilanci ma anche proposte commerciali e così via).

La stampante laser è ormai onnipresente, un assistente indispensabile nelle molte fasi di lavoro che caratterizzano una giornata in ufficio. La funzionalità chiamata ‘Pull printing’ consente di portare a termine la creazione di documenti riservati e garantisce la massima sicurezza in tutte le fasi di stampa.

Nel caso in cui si voglia stampare un documento ricorrendo a un dispositivo il quale non disponga della funzionalità Pull printing le operazioni da compiere saranno certo più semplici e sbrigative, ma con un deficit quanto agli aspetti della sicurezza: sarà sufficiente cliccare sul tasto ‘Stampa’ per avviare il procedimento e ottenere il documento in modo veloce.

Nel caso in cui invece l’apparecchio disponga di questa specifica tecnologia di stampa, i documenti da stampare verranno inviati automaticamente in una ‘coda’ - che è iper sicura - alla quale potranno accedere solo quegli utenti che si saranno preventivamente autenticati. In genere, questo avviene nel momento in cui l’utente si trova in prossimità della stampante laser e dunque sia già pronto a ritirare il foglio. Ogni singolo documento può essere protetto sia tramite la digitazione di un Pin, che sblocca il procedimento di stampa, oppure tramite smart card da avvicinare.

Una funzionalità di stampa sostenibile e gli errori da evitare

Il Pull printing consente di mettere a segno delle procedure, per creare documenti riservati, che strizzano l’occhio al rispetto ambientale. Questa funzionalità di stampa offre infatti molti vantaggi di tipo ‘green’: consente di abbattere il consumo di carta, ma anche quello di toner e inchiostri, visto che tutti quei file che non vengono autorizzati per la stampa restano in digitale.

Sempre questi documenti, passata una certa scadenza, saranno poi tolti dalla memoria dell’apparecchio (ancora una volta in ottica di sicurezza dati e informazioni).

Con la tecnologia Pull printing è possibile monitorare a tutto tondo sia la scansione che i singoli momenti di stampa dei documenti, scongiurando in tal modo eventuali abusi - ad esempio la stampa di documenti non di lavoro - anche perché avviene l’autenticazione presso la stampante laser dei vari utenti, che dimostrano così di possedere determinate credenziali. Ecco gli errori da evitare quando si stampano o scansionano dei documenti riservati: lasciarli incustoditi, prendere per sbaglio quelli di altri oppure dimenticare di raccogliere i propri.

Grazie al capillare controllo del processo gestionale - che consente pure una buona riduzione dei costi - viene limitato il rischio che dati e informazioni sensibili vadano persi. Alcune aziende scelgono spesso di ricorrere, per garantire le proprie macchine di stampa, a un servizio di stampa gestita. In ogni caso quella del Pull printing è una tecnica utile e virtuosa, che sta conoscendo sempre più largo impiego in diversi settori: si offre come rimedio essenziale alla perdita di dati e come supporto nel rendere sicuri i documenti.